Zoomでパワーポイントを使う方法と注意点を徹底解説！

テレワークの増加に伴って利用者が急増しているZoomですが、プレゼンテーションに便利なパワーポイントを併用したい場面が多くあります。Zoomでパワーポイントを使う方法はいくつかあります。今回はZoomでパワーポイントを使う方法を解説していきます。

Zoomでパワーポイントを使う方法

Zoomでパワーポイントを使う方法には「パワーポイントを開いている画面を共有する」方法と「パワーポイントのファイルを共有する」方法の2つがあります。それぞれの方法にメリット・デメリットがあるため目的に合ったものを選んで使うようにしましょう。

Zoomで共有する方法については以下の記事が詳しいので具体的な共有の手順についてはそちらを参考にしてください。
⇒ZOOMでファイルの共有や転送をする方法について詳細を徹底解説！

画面共有を行う

「パワーポイントを開いている画面を共有する方法」は事前の準備がほとんど必要ない簡単なものです。ミーティング中に予期せずパワーポイントを使うことになっても簡単に対応できます。

まず共有したいパワーポイントのファイルを開いておきましょう。

ミーティング画面から「画面を共有する」を選択してクリックします。

共有するウィンドウ一覧からパワーポイントのウィンドウを選択してクリックします。

「共有」ボタンを選択してクリックします。

パワーポイントが画面共有できました。上部にZoomのツールバーが表示されていれば画面共有は成功しています。この状態でパワーポイントを操作することができます。

パワーポイントのファイルを共有する方法

事前にクラウドストレージ(オンラインストレージ)にパワーポイントのファイルをアップロードしておく必要があります。したがって急にファイル共有が必要になったときに共有するまでに時間がかかります。

一方でクラウドで共有されているファイルの切り替えを素早く行うことができます。

ここではOne Driveからパワーポイントファイルを共有する方法を解説していきます。

One Driveからファイルを開く

ミーティング画面の「画面を共有する」を選択してクリックします。

「ファイル」のタブを選択してクリックします。

「One Drive」を選択してクリックします。

「共有」ボタンを選択してクリックします。

One Driveへの接続画面が表示されます。「Connect」を選択してクリックします。

アカウントへの接続許可をするかどうか確認画面が表示されます。「認可」を選択してクリックします。

One Driveへのサインインを求められます。サインインをしてください。

サインイン後にZoomのアクセス許可確認画面が表示されます。「はい」を選択してクリックします。

One Driveに保存されているファイルの一覧が表示されます。開きたいファイルを選択してクリックします。

公開するアカウントの範囲を聞かれます。「Visible for all」にチェックを入れてください。

「Share screen」を選択してクリックします。

Zoomを開きますか？という画面が表示されます。「Zoomを開く」を選択してクリックします。5秒でこの表示が消えるため素早く対応してください。

One Driveに保存されているパワーポイントのファイルが開かれ画面が共有されました。

この方法はパワーポイントのファイルがクラウドに保存されているためクラウドのリンクをチャットで共有しておくことで参加者が後から資料を見直すことがしやすい利点があります。ビデオ会議を行う際におすすめしたい方法です。

Zoomでパワーポイントを使うときの注意点

Zoomでパワーポイントを使っているときには注意点がいくつかあります。これはワードやエクセルの画面共有を行うときにも同じことが言えます。

参加者の顔が表示されない

画面を共有しているホスト(ミーティングの主催者)は設定によっては画面を共有中に参加者の顔を見ることができない場合があります。「ビデオパネル」が表示されるように設定しましょう。また全画面表示をして画面を共有している場合には設定に関わらず参加者の顔を見ることはできません。

参加者は「左右表示モード」を用いることで参加者の顔をより大きく見ることができるようになります。

ビデオパネルを表示させる

参加者が表示させたい場合にはビデオパネルを表示させましょう。上部ツールバーの「・・・」アイコンで示される「詳細」の項目を選択してクリックします。

詳細設定一覧が表示されます。「ビデオパネルの表示」を選択してクリックします。

ビデオパネルが表示されました。自分を含めて参加者が表示されます。やや小さく感じますが大きさを変更することができないため注意してください。

左右表示モードを設定する

参加者は画面を共有中に参加者の顔を大きく表示させることができます。

共有画面を見ているとき、上部ツールバーの「オプションを表示」を選択してクリックします。

「左右表示モード」を選択してクリックします。

共有画面の右側に参加者の顔が表示されます。画面の境界線を左に動かすと顔の表示が大きく、右に動かすと小さくなります。

発表者ツールについて

画面共有中に発表者ツールを使った場合に、発表者ツールの画面が参加者の画面にも共有されてしまいます。発表者ツールを使わない場合と使う場合でそれぞれ異なる設定が必要です。

発表者ツールを使わないとき

発表者ツールが画面共有中に映り込まないように事前に設定しておきましょう。

「スライドショー」タブを選択してクリックします。

「発表者ツールを使用する」のボックスのチェックを外します。

「モニター」の項目を選択します。

「プライマリモニター」を選択してクリックします。

モニターの設定が上の画像のようになっていれば発表者ツールを使うつもりがないときにツールの画面が共有されるといった事態を防ぐことができます。

発表者ツールを使いたいとき

発表者ツール使う場合にツール画面を共有を避け、参加者にスライドの画面だけを共有させることも可能です。

「スライドショー」を選択してクリックします。

「最初から」を選択してスライドを表示させます。

スライドが表示された状態で右クリックし、「発表者ツールを表示」を選択してクリックします。

発表者ツールが表示されます。

発表者ツール左上「タスクバーの表示」を選択してクリックします。

タスクバーから「Zoom ミーティング」を選択してミーティング画面を表示させます。

Zoomの画面共有設定を表示させます。「詳細」タブを選択してクリックします。

「画面の部分」を選択してクリックします。

「共有」ボタンをクリックします。

発表者ツールと緑色の枠が表示されます。この緑色の枠内が参加者の画面に共有されます。

緑色の枠を発表者ツールのスライド部分に合うように調整します。これで発表者ツールの画面を共有させずにツールを使うことができます。

Zoomでパワーポイントが使えないときの対処法

場合によってはZoomでパワーポイントが共有できないときがあります。そのようなときは以下の対処法を試してください。対処法で解決しなかった場合にはZoomテクニカルサポートへリクエストを送信することを推奨します。

画面共有がうまくいかないとき

画面共有ができないときの対処法ついては以下の記事が詳しいのです。
⇒ZOOMでファイルの共有や転送をする方法について詳細を徹底解説！

PCのメモリが足りない、端末が共有機能に対応していない場合に画面共有機能を使うことが出来ません。ミーティング前に動作確認をしておきましょう。

PCのOSのバージョンが古い場合にもZoomの画面共有機能が使えない場合があります。

ファイル共有がうまくいかないとき

Zoomのバージョンが古いと画面共有設定時にOne Driveをはじめとするクラウドサービスが表示されまん。Zoomを最新版にしておきましょう。

またクラウドサービスへ正しくログインできていないとZoomからクラウド上のファイルを開くことができません。パワーポイントのファイル共有がうまくできない場合にはクラウドサービスから一度サインアウトして再度サインインしてみましょう。