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Zoomのルーム作成方法!状況別の使い分け方も紹介(スマホ・PC版)

 

 

一度に複数の相手とビデオ通話が出来たり、録画機能がついていて使い勝手が良いと評判のZoom。今回は初心者にも分かりやすいよう各ルームの作り方と、状況に適したルームをご紹介します。

 


Contents

 

 

 

ルームの作り方

Zoomのルーム作成方法は3種類あります。

急用の時などその場ですぐに使いたい時に即席で作成できる新規ミーティング(インスタントミーティング)と、前もって使用日時を予約して作成するスケジュール(スケジュールミーティング)、そしてZoomユーザーに1つずつ割り当てられている個人ミーティング(パーソナルミーティング)。

また、ルーム内の参加者を別々の小部屋に分けたい場合には「ブレークアウトセッション」も利用できます。(作成可能数50部屋まで)

ルームの種類

  • 新規ミーティング・ビデオ オン(インスタントルームミーティング)
  • スケジュール(スケジュールミーティング)
  • 個人ミーティング(パーソナルミーティング)
  • ブレークアウトセッション(PC版のみ)

新規ミーティングからルームを作る場合にはビデオのオン・オフが初めから選べますが、他のルームでビデオ通話を初めからオフにしたい場合には「設定」から「自分のビデオを常にオフ」に設定しましょう。

各ミーティングルームの特徴や使用期限など注意点は「状況別使い分け方法と注意点を紹介!」で紹介しているので、ルームの作り方と合わせてチェックしましょう。

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新規ミーティング(ビデオ オン)

「①ホーム画面」に「②新規ミーティング」のボタンが表示されているのでタップします。

「ミーティングの開始」画面が出たらビデオ通話にするか音声のみの通話にするか選びます。

ビデオ通話の場合は「ビデオ オン」をタップしてバーを緑にし「ミーティングの開始」を押してください。

上記の画面が表示されればインスタントミーティングのルーム作成完了です。音声通話を選んだ場合「ビデオの開始」が赤くなって動画ミュート状態になっています。

上記の「ビデオの開始」をタップすればビデオ通話に切り替わり、映像も映し出されます。

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PC版新規ミーティング作成方法

「①ホーム」を選択し、必要に応じて「ミーティング」のプルダウンを開き「②ビデオありで開始」にチェックを入れます。

「③新規ミーティング」をクリックで部屋を作成できます。

プルダウンして表示される「マイパーソナルミーティングID(PMI)を使用」にチェックすると個人ミーティングになってしまうので注意してください。

スケジュール

「①ホーム」をタップしてホーム画面を表示し、②「スケジュール」を選択。

自分が行うミーティング状況に応じて主に上記の赤枠で囲まれている箇所を変更し、画面右上の「完了」をタップします。

必要に応じて変更

  • ミーティング開始日時
  • ミーティング時間
  • タイムゾーン(国)
  • ミーティングパスワード必須(パスワードの有無)
  • ホストビデオオン
  • 参加者の動画オン

「ホストビデオオン」をオンにすると入室した瞬間から自分の動画が映されるようになります。

参加者にも動画を使ってほしい場合には「参加者の動画オン」もオンにしておきます。

もし動画をオンの状態で始めたけれど動画表示をやめたい場合には、「ビデオの開始」をタップして動画をオフにします。

ミーティングのスケジュールが終了しメール画面が表示されるので、送信先の宛名に招待したい相手を入力し送信したら作成完了です。

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待合室の作成方法(スケジュール)

「ミーティングのスケジュール」画面で「待合室を有効化」をオンにすれば、自分が許可した相手のみルームに入ることが可能になります。

万が一関係者以外にルームIDとパスワードが漏洩してしまった時の入室防止策として便利です。

自分がルーム入室中に招待した相手が待合室に入ってくると上記の画面が表示されます。

招待した相手であれば「許可する」を押して入室してもらいましょう。

また、待合室に居る相手を確認したい場合や入室者の発言をミュートにしたい場合は「待合室を表示」を選択

待合室に待機している相手が一覧で表示されるので、名前の右側に表示されている「許可する」を選択するとミーティングルームに呼ぶことができます。

ミーティングルームで参加者の発言権をミュートしたい場合には、「許可する」を押す前に画面右下の「全員をミュート」をタップ。

同じ項目が表示されるので再度選択すれば自分の発言のみ発信できるようになります。

PC版新規スケジュール作成方法

ホーム画面で「スケジュール」を選択します。

「ミーティングをスケジュール」が表示されたら主に赤枠内の項目を必要に応じて入力し、画面右下の「スケジュール」をクリックすればスケジュールミーティングルームが作成されます。

    個人ミーティング

「①ホーム」を表示し「②新規ミーティング」を押します。

「ミーティングの開始」の画面が表示されたら「個人ミーティングID(PMI)の使用」の右側のボタンをオンにして「ミーティングの開始」を押すと開始されます。

スケジュールから個人ミーティングを行いたい場合には「①ホーム」「②スケジュール」の順でタップ。

一覧の中から「個人ミーティングIDを使用」を探しオンにしてからスケジュールミーティングを組みます。

更にスケジュールミーティングの詳しい設定方法を知りたい場合は「スケジュール」を参考にしてください。

待合室の作成方法(個人ミーティング)

個人ミーティングをする際に待合室を挟んでからミーティングルームへの入室を許可したい場合は、上記の「①ミーティング」をタップして「②編集」を選択します。

「待合室を有効化」をオンにすればミーティングルームの入室が許可制になります。

待合室からミーティングルームに入室してもらう際に、参加者の発言権をミュートしたい場合には「待合室の作成方法(スケジュール)」を参考に設定してください。

PC版個人ミーティング作成方法

ホーム画面を表示し「①新規ミーティングのプルダウン」をクリック。

「②マイパーソナルミーティングID(PMI)を使用」にチェックを入れます。

ビデオ通話をしたい場合には上段の「ビデオありで開始」にもチェックを入れ「③新規ミーティング」を選択するとミーティングが始まります。

ビデオなしで始めたけれど途中からビデオ機能も使いたい場合には、「ビデオの解除」を選択してください。

逆にビデオ通話で始めたけれど音声のみに切り替えたい場合にも、同じ箇所をクリックすればビデオ機能が停止します。

ブレークアウトセッション(PC版のみ)

初めてブレイクアウトルームを使う際には、WEBサイトで初期設定をする必要があります。

下記のZoomウェブポータルサイトにアクセスし登録メールアドレスとパスワードを入力、もしくは連携アプリアカウントの設定をしてサインインを行ってください。

Zoomウェブポータルサイト【公式】

ログインができたら画面左側の「①設定」「②ミーティングにて(詳細)」の順で選択。

「①ブレイクアウトルーム」をクリックしてオンにし、下段に表示されている「スケジューリング時にホストが…」にもチェックを入れます。

また「②リーモートサポート」はオフにしてください。

以上の操作を完了させれば初期設定は終了です。

ブレイクアウトルームの作り方

ミーティングルームに入室し画面右下の「ブレークアウトセッション」を選択。

ブレークアウトセッション作成画面が開くので各部屋のメンバーを「①自動・手動」のどちらで割り当てるかを選択し、「②セッション数(部屋数)」を入力してから「セッションの作成」をクリックしてください。

先ほど選択したセッション数が作成されているので、手動で振り分けを選択した場合には「①割り当て」をクリックし、その部屋に入室させたいたい参加者を選択します。

細かい設定を付けたい場合には、画面下部に表示されている「オプション」を選択し、必要な事項をチェック・選択します。

メンバーとオプションを全て選択し終えたら「すべてのセッションを開始」を押してそれぞれの部屋でミーティングを始めます。

割り当て方法を自動にした場合にもオプション設定がつけられるので、必要に応じて設定してください。

ブレイクアウトルームのボタンが表示されない場合

ミーティングルームに「ブレークアウトセッション」が見当たらない場合は、画面右下の「・・・」ボタンからブレイクアウトルームを選択すると開けます。また、

ブレイクアウトルームが使用できるのはホストの使用環境がPCの場合のみです。参加者はスマホ・PCどちらでも入室できます。

参加者をルームに招待する方法

ルームの作成が完了したら、次は参加者を招待しましょう。ミーティングルームへの招待方法は下記の4種類があります。

  • 新規ミーティング・ミーティングルーム内からの招待
  • スケジュールへの招待
  • 個人ミーティングへの招待
  • 連絡先からの招待(新規ミーティング)

またブレークアウトセッションへの招待方法もご紹介するので、確認してみてください。

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新規ミーティング・ミーティングルーム内からの招待

各ミーティングルームを開いた状態で画面下部の「参加者」をタップ。

画面左下の「招待」を選択すると招待の種類が表示されるので好きなものを選んでください。

それぞれの選択先で上記のような画面が表示されるので、赤枠の中に招待したい相手のアドレス・電話番号を入力、またはチェックを入れて送信もしくは招待ボタンを押してください。

「クリップボードにコピー」はURLがコピーされるので、SNSアプリのメッセージなどに貼り付けて送信してください。

PC版新規ミーティング・ミーティングルーム内からの招待

ミーティングルーム内の画面下部にある「招待」を押します。

複数の送信方法が表示されるので好きのものを選択。

画面左下の「URLのコピー」「招待のコピー」を選択するとPCのクリップボードに内容がコピーされるのでSNSのメッセージなどに貼り付けることができます。

上記の2つのコピー内容の違いは「URLのコピー」がURLのみで、「招待のコピー」はURLに加えミーティングルームのIDとパスワードも記載されていることです。

パスワードを設定している部屋であれば「招待のコピー」を使用してください。

Zoom内で連絡先を知っている相手に送りたい場合には、表示されている相手の名前をクリックし右下の「招待」を押せば招待が送信されます。(複数人可能)

メールで招待を送りたい場合には「メール」タブをクリックし、送信元として使用したいメールソフトを選択します。

上記のようなメール画面が開くので、送信先アドレスと必要事項があれば追記し送信して招待完了です。

スケジュールへの招待

画面下部の「ミーティング」をタップし参加者を招待したいミーティングを選択します。

「招待者の追加」をタップすると招待方法が表示されるので、お好みの方法で招待を送信し招待完了です。

招待方法別の操作方法は「新規ミーティング・ミーティングルーム内からの招待」を参考にしてください。

PC版スケジュールへの招待

「①ミーティング」「②参加者を招待したいミーティング」「③招待をコピー」の順にクリック。

コピーした内容はメールやSNSのメッセージに貼り付けて相手へ送信してください。

「招待をコピー」の下にある「ミーティングへの招待を表示」をクリックするとコピー内容の文章が表示されます。

個人ミーティングへの招待

画面下部の「ミーティング」をタップし個人ミーティングIDの下に表示されている「招待の送信」を押します。

すると招待の送信方法が表示されるので、好きなものを一つ選びメッセージを送れば完了です。

各送信方法の操作は「新規ミーティング・ミーティングルーム内からの招待」を参考にしてください。

PC版個人ミーティングへの招待

「①ミーティング」「②マイ個人ミーティングID(PMI)」「③招待をコピー」の順でクリック。

メールソフトやSNSのメッセージなどに、先程コピーした内容を貼り付けて送信すれば招待の完了です。

コピーする文章は「招待をコピー」の下にある「ミーティングへの招待を表示」で確認できます。

連絡先からの招待(新規ミーティング)

連絡先からの招待は自動的に新規ミーティングでのルーム作成になるので、作成済みのスケジュールへ招待したい場合には「スケジュールへの招待」を参考にしてください。

またその場で相手に入室要求が発信されるので、今すぐにミーティングを始めたい場合でない時には注意しましょう。

先に自分だけ入室したいのであれば「新規ミーティング・ミーティングルーム内からの招待」で招待を行ってください。

連絡先から招待するには、まず上記画像の画面下部にある「連絡先」をタップし招待したい相手の名前を押します。

招待したい相手のコンタクトページが表示されるので、動画でのミーティングの場合は「ミーティング」、音声のみでのミーティングをしたいようであれば「発信」を選択してください。

相手が着信を許可すればすぐにミーティングが開始されます。

PC版連絡先からの招待

こちらもスマホ版と同様、発信直後に入室要求が相手へ届くので、急ぎでない場合には注意しましょう。

画面上部の「連絡先」をタップし「①招待したい相手」の名前欄にカーソルをあわせると、右端に「・・・」のマークが表示されるのでタップします。

詳細項目が表示されるので「②ビデオありでミーティング・ビデオなしでミーティング」のどちらかを選択。

新規ミーティングルームの招待が送られるので相手が「承諾」を押せばミーティングが開始されます。

もし他の人も同時に招待したい場合には、詳細欄の「他の人を招待」をクリックします。

別窓が開くので「人々を検索」に招待したい相手の名前を入力し、招待したい相手が表示されたら名前をクリック。

招待相手全員分選択し終えたら右下の「招待」を押して連絡先からの招待完了です。

ブレークアウトセッションへ招待(PC版のみ)

ブレークアウトセッション(PC版のみ)」を参考にブレイクアウトルームを「手動」で作成し、相手を入室させたい小部屋の「割り当て」をクリック。

ミーティング参加者の名前が一覧で表示されるので、招待したい相手の左側に表示されているボックスにチェックを入れます。

ブレークアウトセッションに招待したい相手を全員選択し終えたら右下に表示されている「全てのセッションを開始」を押します。

以上でそれぞれの部屋でミーティングが始まり、招待完了となります。

注意ポイント

「自動」でブレークアウトセッションを作成すると、ミーティング参加者が全員をランダムな部屋に振り分けてしまうので注意しましょう。招待したい相手が限られていたり、誰をどの部屋に入室させたいか決まっている場合には必ず「手動」で作成してください。

状況別のルーム使い分け方法と注意点を紹介!

ここからは各ミーティングルームについて次のような事項をまとめています。

  • 各ルームに適した状況・使い方
  • 特徴
  • 使用期限など使用上の注意ポイント

【新規ミーティング(ビデオ オン)】その場でのみ使いたい

「新規ミーティング(ビデオ オン)」は簡単な操作で作成できるので初めてZoomを使用する人、デジタル機器の操作が苦手な人、急なミーティング、とりあえず複数人で通話ができれば良いといった場合に嬉しいルームです。

  • 2タッチでルームが作成可能
  • 「ビデオ オン」をオンにすると動画付きミーティングになる
  • ルームのID番号が9桁

注意ポイント

  • ミーティングが終了したらその場でルームが削除されるので再利用できない

【スケジュール】使用する日程が前もって分かっている・細かい設定をしたい

スケジュールから作成した部屋は様々な機能が備わっているのでプレゼンや他社との会談などしっかりしたミーティングを行う場合に最も活用されるルームです。

スケジュールで作成したルームの特徴は主に次の通りです。

  • 先の予定に合わせてミーティング日より前に作れる
  • 予定時刻になると通知してくれる
  • 日時やカメラの有り無しなどの設定を細かに決められる
  • ミーティング予定をグーグルカレンダーに同期できる
  • 参加者の発言権をミュートできる
  • 既存のルームであればルーム作成者(ホスト)が参加しなくても使用できる
  • ルーム作成完了ボタンを押すと参加者へのメールを自動生成してくれる
  • ルームの再利用が可能
  • ルームのID番号が9桁

注意ポイント

  • ルームの最終使用日から30日を過ぎると自動的に消去される
  • 通知が行われるのはホストにのみ。参加者には招待を送る必要がある
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複数のルームを作りたい

取引先別・友達グループ別など、それぞれに専用のルームを作ってミーティングを行たい場合には「スケジュール」でルームを作成しましょう。

10個以上の部屋が作成でき、各部屋ごとに細かい設定をつけることもできます。

作成方法は「ルームの作り方『スケジュール』」を参考にしてみてください。

【スケジュール(繰り返し)】決まった曜日や間隔で使いたい

決まった曜日などに定期的にミーティングを行いたい時や、期間が決まっているプロジェクトには「スケジュール」内の「繰り返し」という機能をオンにして使用します。

ルームの廃止日時も設定でき、その間は設定した日時になると通知が送られてきます。

使用方法や特徴は【スケジュール】使用する日程が前もって分かっている・細かい設定をしたいと同じなのでそちらを参考にしてください。

注意ポイント

  • ルームの最終使用日から365日経つと自動的に削除される

(使用期限以外は【スケジュール】使用する日程が前もって分かっている・細かい設定をしたいを参照。)

【個人ミーティング】不特定多数の相手と気軽に使いたい

個人ミーティングのルームは何度入室してもID番号が変わらないので繰り返し使用できて便利ですが、ルームIDを知っている相手であればいつでも入室できてしまいます。

そのため使用中にその場に関係のない相手が入室してしまうといったハプニングが起こる可能性があり、畏まったミーティングには不向きと言えるでしょう。

雑談など機密性・重要性の高くない情報を不特定な相手に発信したい場合や、身内関係者とのみ使用するのがオススメです。

個人ミーティングの他の特徴は下記のようになっています。

  • 使用期限がない
  • ルームID番号を知っている相手であればいつでも入室できる
  • ルームのID番号が10桁

注意ポイント

  • デフォルト設定のままだとその場に関係ない人物も入室できる(待合室を設置することで防止可能)

【ブレークアウトセッション】ルーム内の参加者を小部屋に振り分けたい

ブレークアウトセッションは各ミーティングルーム内に付随している機能です。

ミーティングルーム内に更に複数の小部屋を作ることができ、グループディスカッションをしたい時や、一部のメンバー内でのみ情報を共有したい時などに便利です。

ブレークアウトセッション(PC版のみ)」にルーム作成方法を記載しているので、ミーティング参加者をいくつかのグループに分けたい時に作成してみましょう。

  • 部屋数を自由に決められる
  • 各小部屋のメンバーをランダム(自動)・手動で選択できる
  • 全てのミーティングルームで使用できる
  • 使用時間を決められる
  • 他の小部屋にいるメンバーを別の部屋に移動できる

注意ポイント

  • webサイトからの初期設定が必要(ブレークアウトセッション(PC版のみ)を参照)
  • ブレイクアウトルームを使用できるのはPCからのみ
  • 一度ルームに入室してからでないとブレークアウトセッションを設定できない
  • 作成したブレイクアウトルームはミーティングが終了したら削除される

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