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オンライン会議、授業で起きやすいトラブルまとめと対処法!

オンライン会議や授業をおこなう方が増えていますが、多くのユーザー間でトラブルが多発しています。

この記事では、オンライン会議、授業で起きやすいトラブルのまとめと対処法を解説しています。

実際に世界中でトラブルが発生

多くの社会人や学生の間で、オンライン会議や授業をおこなう機会が増えています。

ですが、対面しないプライベートな環境同士で、使い慣れていないツールを使用している事から、使用時のトラブルが非常に多く発生しています。

アクセスエラーが起こる

オンライン会議や授業で最も多いトラブルは、指定されたツールから「各ミーティングルームへアクセスが出来ない」というものです。

特に大学のオンライン講義では、新規のWeb講義ツールの導入と、確立されてない授業方式をとらざる負えなかったため、アクセスエラーが頻発し「1時間が無駄になった」というケースも少なくありません。

さらに対応する人数が100人を超える事も珍しくないため、エラーの修正に時間がかかっており、現在でも多くのオンライン講義はスムーズに進行出来ていない状況です。

中でも、ツールの操作ミス、パスワードやIDの入力ミスが目立っています。

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機材トラブルやエラーが多い

主催者と参加者の両方で多いトラブルが、使用PCやヘッドセット等の機材トラブルです。

オンライン会議や授業では、会社や学校で使用してた機材を、プライベートの機材で代用しなければいけません。

もともとビデオ通話や、指定されたツールに適した環境が整っていないユーザーも多く、「相手の画面が映らない」「ノイズで聞こえない」などの症状が発生しています。

一定のクオリティが担保されている環境を整備する必要がありますが、プライベート環境のためコストを心配する声も挙がっています。

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ネットワークの不備

ビデオ通話では、非常に多くのデータ通信が必要となります。

ですので、ネットワーク状況が悪いユーザーは、ビデオ通話を多用するオンライン会議や授業をおこなうことは難しいです。

オンライン会議や授業は、インターネット速度や、電波状況が悪い事が原因で「通話が落ちる」「画面が乱れる」等の症状が起こるためです。

天気によって電波状況が左右される環境のユーザーでは、「雨に日は動作が重い」等の理由で会議を続行できない人もいます。

使用しているオンラインツールのアクシデント

最も有名やオンライン会議アプリといえばZoomですが、各主催者や学校によって、使われているオンラインツールは異なっています。

そして、使用ツールによっては使いづらい物や、エラーが発生しやすい物がありユーザーからも不満が挙がっています。

中には、「オンライン講義中にツールが落ちて、再ログインもできなくなった」と使用続行が不可になってしまったケースもあります。

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リアクションが分かりにくい

オンライン会議では、相手の意見を聞いたり、自身が発言する場面があります。

対面であれば、直接意見を言いたい人の顔やリアクションを見ながら話すことが出来ます。

ですが、オンライン会議では参加者全員がモニターを見ており、視線や誰に対しての反応なのかが不明確です。

また、モニター越しでは相手の顔が見にくいため、どう思ったのかのリアクションが得づらいというデメリットがあります。

本当に話を聞いているのか等の食い違いから、対人トラブルになる事もあります。

資料が見えないので進行が分かりにくい

オンライン会議と授業の両方で「進行状況が分からない」といった声があります。

オフラインでは、資料やホワイトボードを使いながら進行状況と照らし合わせて説明を聞くことが出来ます。

ですが、全ユーザーが資料を映しながら会議の進行をおこなうスキルはありません。

また、資料をカメラから映したとしても文字が非常に見えにくく、資料の全文字にピントを合わせるのも簡単ではありません。

一度進行状況を見失ってしまうと、孤立してしまうこともあります。

Zoomの画面共有などを上手く使って進行するのがオススメです。

Zoomで画面共有する方法!できない場合の原因・対処法についても解説!

部外者が参加する

多くの大学で行われているオンライン講義では、IDやパスワードがあれば誰でも参加できてしまいます。

それ故に、どこからか情報を入手した部外者が「講義を荒らす」行為が起こっています。

この問題はZoomでは以前から報告されており「Zoom bombing」と呼ばれていました。

Zoomのセキュリティに関する脆弱性には、専門家からも指摘されています。

ZOOMの脆弱性と危険性について解説

操作が分からない

ツール自体の操作に不慣れなユーザーによって、会議がスムーズに進行出来ない事もあります。

資料の共有やツール機能を利用出来なかったり、音声の出し方等初歩的なところでつまずくケースもあります。

会議をおこなうのであれば、全ユーザーにある程度のツール知識が必要です。

他にも海外の事例ですが、「上司の顔を画面操作によりジャガイモに変換してしまい戻し方が分から無くなった」というものもあります。

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プライベート環境の映り込み

オンライン会議は場所を選びませんが、多くの場合落ち着いて仕事のできる自宅でおこなう事になります。

その際に注意したいのが、プライベート環境の映り込みです。自室の衣服や洗濯物が映ってしまったり、遊んでると思って家族が入りこんでくる来ることもあります。

他にも、映したくないものが映る可能性もあるほか、背景が片付いていないと他のユーザーも気が散ってしまいます。

自身や他のユーザーが集中して会議が出来るように、背景は整理しておき、同居人には「仕事をしている」と一言かけておくほうが無難です。

生活音には注意が必要

 

こちらも自室でおこなうオンライン会議ならではのトラブルです。

会議をおこなう環境は、出来るだけ静かにしておく必要があります

洗濯機や食洗器をかけていたり、会議参加者の家族が掃除機をかけていたりして、「会議に集中できなかった」という報告もあります。

プライベート空間で仕事をしているため、気が抜けてしまいがちですが、最低限進行の妨げにならないように生活音には気を使いましょう。

カメラの切り忘れ

オンライン会議では、カメラの切り忘れには十分注意しましょう。

カメラをオフにしないうちは、プライベート環境が映っています。

もし、カメラを切り忘れてしまうと、自身のプライベート環境を多くの方に見られてしまうため、後から恥ずかしい思いをすることになります。

会議終了後は、必ずツールを閉じ、カメラが切れている事を確認しましょう。

トラブルが起こらないようにする対処法!

オンライン会議や授業では多くのトラブルが発生しており、中には対人トラブルに発展するものもあります。

こういったトラブルを出来るだけ避けるためにも、各状況に合わせて適切に対処していきましょう。

アクセスに関する情報共有をおこなう

アクセスが出来ないエラーに関しては、サーバーの問題も関与しているため、ユーザー側が対応しきれない部分もあります。

ですが、パスワードやID入力含め、基本的な操作方法を正しく共有する事で、ある程度のユーザーは問題なくアクセスが出来ています。

ですので、会議や講義をおこなう前に、チャットツールを使い参加者の認識や参加方法について問題が無いか、情報共有をおこないましょう。

オンライン会議では、情報共有にLINEやチャットワークなどが多く使われています。

Chatwork(チャットワーク)グループチャットの招待や参加方法を解説

事前に動作確認をする

オンライン会議や講義で動作不良を起こした場合、時間に合わせて参加してきたメンバーの時間が無駄になってしまいます。

人数が増えてくるほどエラーが発生しやすいこともあるので、必ず事前に動作確認をおこないましょう。

大学のオンライン講義では、講義を受ける為に集まった多くの学生から、「動作不良で講義を受けられなかった」という報告を受けています。

仕事上で会議が出来なくなると信用問題にもなるので、入念な動作確認が必要です。

必要に応じて参加者をミュート

オンライン会議において、会議の進行人や参加者は、各ツールに用意されているミュート機能を上手く活用しましょう。

全員が話を始めたり、音声の乱れている参加者がいると進行の妨げになります。

発言する時のみミュートを解除する、または進行する人がミュートを解除する等工夫をして、スムーズに会議が出来る環境を作りましょう。

オンラインの会話ではラグにも注意して進行しましょう。

Zoomでミュートにする方法と勝手にミュートを解除されない方法を解説!

ミーティングロックを使う

ミーティングロックとは、Zoomに搭載されている「これ以上ルームに人が入れないようにする」機能です。

Zoomで部外者の参加に悩んでいるユーザーは、参加者が揃った時点でこちらの機能を使えば、Zoom bombingを回避できます。

オンライン授業でも使用可能ですが、学生と部外者のどちらも参加できないようになるので少し注意が必要です。

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家族への報告をしておく

プライべートの映り込みを避けるためには、家族や同居人に「オンラインで仕事をしている」という報告をしておくべきです。

オンライン会議の存在を誰でも知っているわけではありません。

何も知らない家族が移りこんできて会議の妨げになった事例も実在します。

家族間または、同居人の間でトラブルになる事も考えられるので会議時間が来る前に、一言報告しておきましょう。

ジェスチャーは多めに使う

オンライン会議では、出来るだけジェスチャーを多く使ったり、大きめのリアクションをとる意識を心がけましょう。

モニター越しでは、リアクションが非常に見えにくく、相手の表情から何を考えているのかが読み取りにくくなっています。

表情やリアクションを大きくし、ジェスチャーで自身の意思がはっきり伝わるように心がけましょう。

うなずく等の小さな仕草では、複数の参加者がいる分割されたモニターでは見えない事もあります。

会議終了後は必ずカメラを切る

プライベートを流出させないために、会議終了後は必ずカメラを切り動作していない事を確認しましょう。

PCであれば、シャットダウンしておけば安心です。

外付けのカメラの場合は、カメラ本体の電源を切っておきましょう。

スマホアプリの場合は、アプリのタスクを切れば問題ありません。

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