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Zoomの日程調整、スケジュール作成共有を便利にするやり方徹底解説!

Zoomと連携可能なアプリでスケジュールを作成することができます。今回はZoomで日程調整とスケジュールを作成する方法を解説していきます。

Zoomで日程を調整してスケジュールを作成する

Zoomアプリはスケジュール作成機能を備えており、事前にミーティング日時を設定してミーティングルームを開設することができます。

作成したスケジュールはGoogleカレンダーなどに記載でき、そこから直接ミーティングルームに移動することもできます。

スケジュール作成の機能が充実している一方で、日程調整機能はZoomにありません。参加予定者から日にちの要望を受けて日程調整するには別の調整アプリが必要です。

Zoomでスケジュールを作成する方法

Zoomアプリのホーム画面からスケジュールを選択してクリックします。

ミーティングスケジュール画面が表示されます。まずはミーティングを開く日時、予定しているミーティング時間を設定しましょう。

作成したスケジュールを選びます。今回はGoogleカレンダーを選択してクリックします。

ミーティングの設定が完了したらスケジュールを選択してクリックします。

作成したスケジュールを使うアカウントにログインします。

「Zoomへの権限の付与」という確認画面が表示されます。許可を選択してクリックします。

再度確認画面が表示されます。ここでも許可を選択してクリックします。

Googleカレンダーが開いてZoomで作成したスケジュールを保存するか聞かれます。保存を選択します。

このようにGoogleカレンダーに作成したスケジュールが表示されます。このスケジュールをクリックすると詳細が表示されます。

詳細にある「Zoomミーティングに参加する」の項目にあるURLを開くことでスケジュールと共に作成されたミーティングルームに参加することができます。

Zoomでスケジュールを作成できないときの対処法

 

Zoomでスケジュール作成が出来ないときに考えられるのは、Zoomが最新バージョンになっていないか、サインインができていないい場合が多いです。

再度サインインしても不具合が直らない場合にはZoomヘルプセンターにリクエストを送信するか、次に紹介する2つ目のスケジュール作成方法を行うようにしましょう。

日程調整に関しては別のアプリを使うほかありませんが、Zoomと調整用の2つのアプリを使うのは面倒です。そこで第2の方法として「アイテマス」という調整アプリを使って日程調整とスケジュール作成方法を紹介します。

アイテマスで日程を調整してスケジュールを作成する

最近になってZoomの審査を通過し、連携ができるようになったアプリに「アイテマス」があります。非常に使いやすいアプリでZoomの日程調整とスケジュール作成での利用をおすすめします。

ZoomのみならずGoogleMeetとも連携が可能です。GoogleMeetでのミーティングの日程調整にも利用できます。

アイテマスとは何か


引用:アイテマス公式サイト

アイテマスはGoogleカレンダーと連携して日程調整を行うアプリです。最近になってZoomの審査をパスしてZoomのミーティング調整にも使えるようになりました。Webページスマホ・タブレット用アプリで利用することができます。

簡単に日程調整ができる

アイテマスでミーティングを開催する候補の日にちを選択して生成されるURLをミーティングに参加してほしいユーザーにメールやSNSで送付することで日程調整を行うことができます。

日程調整完了後、Googleカレンダーにミーティング開催日時が表示されます。日程調整に加えてGoogleカレンダーのスケジュールから直接Zoomのミーティングに招待することも可能です。

Googleカレンダーからすぐミーティングに参加可能に

アイテマスがZoomの審査を通過したことでアプリ連携ができるようになりました。日程調整後のGoogleカレンダーからミーティングルームのURLを開いてミーティングIDやパスワードを入力することなく即座にミーティングに参加することが可能です。

参加者1人1人にミーティングルームのURLを送付する必要もなくZoomミーティングを開催するときの手間をかなり省くことができます。

アイテマスの使い方

Googleカレンダーを使うためGoogleアカウントを持っていない場合はアイテマス利用前にアカウント作成を済ませておきましょう。

Googleアカウントでログインする

Web版のアイテマスを開きます。最初にGoogleアカウントでログインする必要があります。

ログインを選択してクリックします。

Googleアカウントで登録/ログインを選択してクリックします。

アイテマスと連携させるGoogleアカウントを選択します。

Googleアカウントへのアクセス許可を求める確認画面が表示されます。許可を選択してクリックします。これでGoogleアカウントでのログインが完了します。

ログインが完了したら次にZoomとの連携を行います。

Zoomとの連携設定

トップページの・・・を選択してクリックします。

設定を選択します。

Zoom連携設定の項目にある連携するを選択してクリックします。

確認画面が表示されます。OKを選択してクリックします。

GOOGLE認証を選択してクリックします。

Zoomと連携させるGoogleアカウントを選択します。

Zoomと連携するを選択します。

Zoomサインイン画面が表示されます。サインインを済ませてください。

サインイン後、連携についてのい承認画面が表示されます。事前承認をとるを選択してクリックします。

認可をクリックします。これでZoomとの連携が承認されました。

再び設定画面から連携するを選択してクリックします。

連携が完了して、連携済みと表示されます。

Zoomとの連携が完了したら日程調整を行います。日程調整の方法は「日時指定スタイル」とカレンダースタイル」の2つがあります。

日時指定スタイル

トップページから日時指定スタイルタブを選択します。

予定しているミーティング時間を設定します。

ミーティングを開催する日時の候補を選択します。ミーティング開始時刻をクリックしましょう。

候補の日時を選択したら画面を下にスクロールします。

オプションを設定しましょう。オプションを選択してクリックします。

ミーティングの名称など詳細設定をしてください。Zoomとの連携設定も行いましょう。オプション中のZoomの項目右側ボタンをクリックします。

ボタンが青色になり連携が有効になります。連携設定をオンにしておくとGoogleカレンダーにZoomのミーティングルームURLが記載され、カレンダーから直接ミーティングに参加できます。

詳細設定ができたら調整用URLを取得を選択してクリックします。

日程調整用のURLをコピーすることができます。このURLを参加予定者に送付してミーティングの日程調整を行いましょう。

カレンダースタイル

カレンダースタイルタブを選択してクリックします。

予定のテンプレートを選択しましょう。今回はZoomミーティングの日程調整を行うためミーティングを選択します。

ミーティングの予定時間を設定します。

ミーティングを開催する予定の期間を選択します。

オプションから詳細設定を行います。Zoomとの連携を日時指定スタイルと同様に有効にしてください。

あとは日時指定スタイルと同様に調整用URLをコピーしてメールやSNSに参加予定者へ送付しましょう。

ココに注意

Zoomとの連携設定は必ずオンにしましょう。オンにせず日程調整URLを生成した場合、改めてZoomと連携した日程調整URLを生成しなくてはなりません

ミーティングに参加する

参加予定者は送られてきたURLを開きましょう。

日程調整ページが表示されます。都合のよい日程を選択しましょう。

日程調整が完了したらGoogleカレンダーを開きます。ミーティング開催が確定した日時を選択してクリックします。

日程詳細が表示されます。場所のURLをクリックして開くとミーティングIDやパスワードを入力することな直接予定されたミーティングルームに参加することができます。

ミーティングパスワードなしで参加する設定方法ついては以下の記事が詳しいです。
Zoomで正しいパスワードを入力したのにミーティングに参加できない場合の対処法を徹底解説!

アイテマスが使えないときの対処法

アイテマスは比較的新しいアプリであるため不具合が起きることも考えられます。不具合の主な原因として考えられるものはGoogleアカウントでのログインがうまくいっていないことが挙げられます。

アイテマスからログアウトする

一度ログアウトして再ログインを行いましょう。

トップページの・・・を選択してクリックします。

設定を選択してクリックします。

設定ページからログアウトを選択してクリックします。ログアウト後に再度ログインすることでアイテマスの不具合が解消する場合があります。

ログアウトしても直らない場合にはアイテマスへ問い合わせを推奨します。

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