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スプレッドシートの変更履歴の確認方法と確認出来ないときの詳細と対処法を解説!


Googleでは、様々なデータをインターネット上で管理しやすくするコンテンツがたくさんあります。

スプレッドシートもそうしたコンテンツのうちのひとつで、Excel風で操作しやすく、リアルタイムで多人数とデータを共有可能です。

この記事では、スプレッドシートの変更履歴の確認方法とファイルの復元、スプレッドシートの変更履歴がチェック出来ないときの対処法について解説していきます。


スプレッドシートにおける変更履歴の確認方法

スプレッドシートにおける変更履歴の確認方法について解説します。

利用要件

Googleスプレッドシートの変更履歴が確認出来る要件は下記の通り。

  • スプレッドシートの作成者
  • 権限が限定されていない

バージョンに名前を付ける/名前を削除/名前を変更

スプレッドシートでは、編集を加えていくと版(バージョン)というものが積み重なっていきます。

この版に名前を付けるには、ファイルから変更履歴を選択し変更履歴を表示をクリックしてください。

また、変更履歴のページは最終編集:〇時間前をクリックすることでも表示できます。

「変更履歴」が表示されたら名前を付けたいバージョンのメニューをクリックしこの版に名前を付けるをクリックしましょう。

日時部分に文字入力ができるようになります。

名前を付けたいときは赤枠にカーソルを合わせ名前を入力してください。

名前を変更したいときは、名前を変更を選択し、赤枠にカーソルを合わせ、新しく付けたい名前を入力すればOKです。

付けた名前を削除することも可能です。

版の名前を削除したいときは、名前を削除を選択しましょう。

また、特定の版の名前ではなく最新の版に名前を付けたいときは、ファイルから変更履歴を選択し最新の版に名前を付けるをクリックすることでも可能です。

名前を付けたら保存をクリックしてください。

変更履歴を確認する

版の変更履歴を見たいときは、ファイルから変更履歴を選択し変更履歴を表示をクリックしてください。

また、変更履歴のページは最終編集:〇時間前をクリックすることでも表示できます。

変更履歴がチェックできました。

セルの編集履歴を確認する

1つ1つのセルの変更履歴も表示できます。

セルの編集履歴を確認したいときは、確認したいセルにカーソルを合わせ右クリックし編集履歴を表示をクリックしてください。

履歴がないときは上記のように表示されます。

変更履歴があるときは、上記のように表示されます。

矢印アイコンをクリックすることで変更履歴ページを切り替えることが可能です。

ファイルの復元をする

スプレッドシートに変更を加えると、バージョン(版)は増加していき、古いバージョンに復元することも可能です。

古いバージョンに復元するには、ファイルから変更履歴を選択し変更履歴を表示をクリックしてください。

また、変更履歴のページは最終編集:〇時間前をクリックすることでも表示できます。

復元したい版を選択しこの版を復元をクリックし復元をクリックすればOKです。

以前のバージョンをコピーして別名で保存する

特定の古いバージョン(以前の編集)のスプレッドシートをコピーして別名で保存するには、ファイルから変更履歴を選択し変更履歴を表示をクリックしてください。

また、変更履歴のページは最終編集:〇時間前をクリックすることでも表示できます。

コピーしたい版のメニューを選択しコピーを作成をクリックします。

名前を付けてOKを押せばコピーの作成完了です。

スプレッドシートの版について

スプレッドシートのバージョン(版)は、スプレッドシートに変更を加えることで追加されていきます。

つまり、変更点が増えていく毎に変更毎のスプレッドシートが版として増えていくということです。

版は細かく積み重なっていくため、スプレッドシートに記述を加えていく上で問題が起こったときは、細かく作業を遡って復元できて便利です。

変更履歴は匿名に出来ないの?

下記の事を行うと匿名のユーザーがスプレッドシートを閲覧することがあります。

匿名ユーザーが表示されるとき

  • メーリングリストでファイルを共有している
  • ファイル権限を持っているユーザーやリンクを知っているユーザーが、他ユーザーとファイル共有している
  • Googleアカウントを所持していないユーザーやログインしていないユーザーとファイル共有をしている
  • Googleアカウントの名前を変更したユーザー

加えて、こうした匿名のユーザーのファイル閲覧が制限されていないケースで、シートの編集制限もかかっていないとき(デフォルト状態)、そのユーザーがシートの編集を行うと変更履歴は匿名のままになります。

つまり、メーリングリストなどでファイル共有をした状態で、制限など書けずに編集すれば、外部から来た匿名の人たちは匿名のままです。

もちろん、他者が作成したスプレッドシートに自身が参加して編集を行っても匿名になります。

自身が作成したスプレッドシートに匿名で編集を加えたい場合は、アカウントからログアウトしてメーリングリストのファイル共有などによって参加することで可能です。

スプレッドシートにおける変更履歴の注意点

スプレッドシートにおける変更履歴の注意点について解説します。

変更を重ねると重くなっていく

スプレッドシートで記述などを変更していくと、データが積み重なっていきます。

これは、文章や数字を書いて、削除して、消してを繰り返すと、最後のデータだけが残るのではなく、すべてのデータが残るということです。

1つのセルに「あああ」「111」「222」「333」と削除したり、書き換えを行ったりした実際の変更履歴の一例として下記を挙げます。

編集履歴の例

  1. 追加しました: "あああ"
  2. 置き換えました: "あああ" から "111"
  3. 置き換えました: "111" から "222"
  4. 削除しました: "222"
  5. 置き換えました: "" から ""
  6. 追加しました: "333"

このように、セル1つをとっても、追加から削除、置き換えなどすべてがデータとして残るので、編集を重ねることでスプレッドシートが重くなっていくのは当然と言えるでしょう。

そのため、1枚のスプレッドシートで編集を重ねるケースでは、何度かスプレッドシートをコピーして、そのコピーしたシートで編集を加えていくことをおすすめします。

これは、スプレッドシートをコピーすると、内容はコピーしますが編集履歴は引き継がない性質を利用したものです。

スプレッドシートのコピー方法については【ファイルを別名で保存する】をご覧ください。

スプレッドシートの再利用は厳禁

スプレッドシートは変更履歴がデータとして積み重なっていき、そのデータは削除できません。

書けば書くほど重くなっていくため、スプレッドシートで書いたものを全て削除して、再利用することはお勧めできません。

変更履歴は削除出来ない

スプレッドシートの変更履歴は削除出来ません。

しかし、スプレッドシートをコピーすることでコピーしたシートの変更履歴は真っ新になります。

これを利用すれば、実質変更履歴を削除でき、スプレッドシートの挙動を正常に戻すことが可能です。

編集者権限がないと復元出来ない

編集者権限がないとバージョンの復元は行えません。

というのも、バージョンの復元をするには「変更履歴」へアクセスする必要があるのですが、権限がないと開くことが出来ないからです。

バージョンが統合されるケースも

スプレッドシートで編集を行っていくと、版がどんどん増加していきます。

この版(バージョン)は、編集を重ねて数が多くなってくると、容量の節約のために統合されることがあります。

統合されると、統合された一部の版への復元が行えなくなることに注意してください。

変更履歴は相手にバレる?

自身がスプレッドシートの作成者で権限があるときは、編集履歴のチェックやバージョンの復元などが行えます。

スプレッドシートの作成者は編集の権限を限定することが可能で、自身が権限者ではないときは、編集履歴の確認とバージョンの復元などが行えなくなってしまいます。

権限があると変更履歴が使える

権限があるとセルの履歴が確認できる

上記は、権限がないスプレッドシートにおける表示です。

変更履歴が押せなくなっており、セルで右クリックをすると表示される「編集履歴」も表示されません。

このことから、編集履歴が相手にバレるかについて下記のように言えるでしょう。

編集履歴が相手にバレるか?

自身が権限者:権限を設定していればバレない

相手が権限者:自分の変更履歴はバレる/相手の変更履歴は分からない(要:権限設定)

スプレッドシートの変更履歴が重い/表示されないときの原因

スプレッドシートの変更履歴が重い/表示されないときの原因は下記の通り。

  • コピーされたファイルでバージョンの復元しようとしている
  • 編集履歴が積み重なりすぎてスプレッドシートが重くなっている
  • 編集権限がない

スプレッドシートの変更履歴が重い/表示されないときの対処法

スプレッドシートの変更履歴が重い/表示されないときの対処法について解説します。

コピーされたファイルで復元しようとしている

スプレッドシートに書き込みがあるのに、版が表示されず「この版を復元」が出来ないというときは、そのシートがコピーしたものである可能性があります。

スプレッドシートは、コピーして保存すると、文字や数字などのデータ入力は残りますが、編集履歴は削除されます。

そのため、コピーしたスプレッドシートは版の復元も出来ないということになるわけです。

ファイルを別名で保存する

スプレッドシートは、変更履歴が1つ1つ残ります。

セル1つとっても削除や置き換えなどすべて残るため、そのまま編集を重ねると、スプレッドシートはどんどん重くなっていくということです。

そのため、スプレッドシートの編集を重ねて挙動が重くなってきたら、「ファイルを別名で保存する」ようにしましょう。

ファイルを別名で保存するには、ファイルからコピーを作成を選択しOKを押すことで可能です。

スプレッドシートは、コピーすると文字や数字などのデータは残りますが、変更履歴は削除されます。

そのため、コピーしたスプレッドシートを編集することで、編集時に動作が重くなる現象を解決することが可能です。

編集権限がない

貴方が作成したスプレッドシートではない場合、そのスプレッドシートの編集権限が限定されている可能性があります。

編集権限がないと、版の復元はもちろん、セルや版の変更履歴も確認できません。

ただし、スプレッドシートの「ファイルを別名で保存する(コピーを保存)」は可能です。

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