Microsoft Teams

Microsoft Teamsの会議招待方法を解説!(外部ユーザーを追加する方法も)

Microsoft Teamsは会議を大人数で行うために役立つサービスです。会議を行うためにはまずユーザーを招待することが重要となってきます。

今回は会議招待方法~できない場合の対処法まで解説していきますのでぜひ参考にしてください。

Microsoft Teamsで会議に招待/追加する方法

Microsoft Teamsで会議に招待するための基本的な方法から紹介していきます。

URLコピーで招待

URLコピーから招待する場合はまず、招待したいチームを選び、そのチームの下に表示されるユーザーを招待をクリックしましょう。

招待方法がいくつか表示されたら、その中からリンクのコピーをクリックします。

「クリップボードにコピーしました」と表示されたら、招待のURLがコピーされているので、LINEやメールなどに貼りつけて招待相手に送りましょう。

チームに参加すると、そのチームだけで会議が始められます。

連絡先リストから招待

まず、チームを選び、チーム名の下にあるユーザーを招待をクリックしましょう。

招待方法が表示されたら連絡先を招待をクリックします。

ここで、Microsoftに登録されている連絡先かGoogleに登録されている連絡先選ぶことができるので、どちらかを選択しましょう。

今回はGoogleを選択して連絡先の招待方法を紹介します。

Googleをクリックしてください。

Googleのアカウントにログインするページが表示されるので、「メールアドレス」「パスワード」を入力してログインしましょう。

Microsoft Teamsに連絡先などの情報を提供してもいいか表示されるので、大丈夫であれば許可をクリックします。

Googleのアカウントに登録されている連絡先が表示されるので、招待したい人にチェックを入れ、招待状を送信をクリックしてください。

これで、登録している連絡先に(招待相手)へチーム参加の招待メールが届きます。

メールアドレスで招待

招待したいチームを選び、チーム名の下にあるユーザーを招待をクリックしましょう。

次に、招待方法が表示されたらメールで招待をクリックします。

招待したい相手のメールアドレスを入力して、招待状を送信をクリックしてください。

これで、招待相手にMicrosoft Teamsからメールが送信されます。

チーム内から招待されたユーザーが参加する方法

チーム内から招待されたユーザーは上のようなURLが表示されるので、そのURLをクリックしましょう。

「チームに参加しましょう」という文言が表示されるので、「名前」「メールアドレス」を入力してチームに参加をクリックしてください。

チームへのリクエストが送信されると、上のような画像が表示されます。

承認してもらう間にデスクトップアプリをダウンロードしておきましょう。(既にダウンロードしている人は必要なし)

会議中に招待/追加する方法

会議中に招待したい場合は、下のメニューより人マークをクリックします。

左側に他のユーザを招待する画面が表示されるので、共有マークをクリックしましょう。

招待方法が表示されるので、どちらかを選び招待しましょう。

今回は会議のリンクをコピーで招待します。

外部のユーザーを招待することも可能です!

コピーしたURLをメールに貼りつけ送信することで、会議中に招待することができます。

招待された会議に参加する方法

招待された側は届いたURLをクリックしましょう。

会議をどのような方法で参加するのか選ぶことができるので、どれか1つを選びましょう。

今回はこのブラウザーで続けるをクリックします。

既にMicrosoftのアカウントにログインしている場合は、ブラウザで上のような画面が表示されるので今すぐ参加をクリックしてください。

ちなみに、外部ユーザーやMicrosoftにアカウント登録していないユーザーの招待/参加方法は次の項目で紹介します。

外部のユーザーを会議に招待/追加する方法

ここからチームではない外部ユーザーを会議に招待する方法について紹介していきます。

チームから招待する方法

外部ユーザーをチームに参加させてから、招待する方法については以下の記事で詳しく解説しています。

【2020年最新版】Microsoft Teamsの使い方を徹底解説!

予定表から招待する方法(会議予約)

まず、予定表をクリックします。

次に右上の新しい会議をクリックしましょう。

会議設定が可能になるので、外部ユーザーを招待したい場合は任意をクリックしてください。

メールアドレス入力欄が表示されるので、外部ユーザーのメールアドレスを入力しましょう。

最後に右上に表示されている送信をクリックすれば招待メール送信完了です。

招待状が送信されると上の画面のように予定表に会議がスケジュールされます。

予定表をクリックすると、出欠確認をすることも可能です。

予定表から会議予約で外部ユーザーを招待する方法は有料会員しかできないので、注意しておきましう。

招待された外部ユーザーは特にMicrosoftのアカウントなし、アプリなしでゲストとして会議に参加できます。

招待された外部ユーザーが参加する方法

予約会議に招待された外部ユーザーは招待状を確認して、はい/仮承諾/いいえのどれかを選択してクリックしましょう。

会議に参加する場合、送られてきた案内状より会議の時間にMicrosoft Teams会議に参加をクリックしましょう。

会議の招待URLをクリックすると、上のような画像が表示されるので、Windowsアプリをダウンロードもしくは代わりにweb上で参加をクリックしてください。

今回は代わりにweb上で参加をクリックします。

アプリダウンロードは強制ではないです。

ブラウザで参加することも可能です。

ブラウザ版のMicrosoft Teamsが開くので、名前を入力して今すぐ参加をクリックしましょう。

これで外部ユーザーもアカウントなしで会議に参加することができます。

ちなみに、外部ユーザーの方でもチャットに参加したり、デバイスの設定が可能です。

その他にも下のメニューからは画面共有もできます。

ただし、会議主催者の設定によってはチャットや画面共有ができない場合もあります。

外部ユーザーを招待する際の注意点

ここからは外部ユーザーを招待する際の注意点を紹介します!

参加許可の設定を確認しておく

Microsoft Teams管理センターにアクセスしてメニューから以下の順番で操作してください。

  • ①:会議をクリック
  • ②:会議設定をクリック
  • ③:「匿名ユーザーが会議に参加できます」をオン

これで、外部ユーザーでも会議に参加することができます。

もし外部ユーザーが会議に参加できない状況でしたら、ここの設定がオンになっているか確認しましょう。

外部ユーザーとあらかじめ会議の確認をしておく

外部ユーザーとは1度会議前にMicrosoft Teamsを利用して音声やカメラのチェック、会議内容の大まかな確認などを話し合っておくといいでしょう。

事前に外部ユーザーと打ち合わせしておくと、会議中に「音声が聞こえない」「カメラが映らない」「会議内容が全くわからない」などの混乱を防ぐことができます。

事前にお互いチェックしておくことで、当日の会議がスムーズに進みいい話し合いができるでしょう。

音声関係のデバイスは必ずチェック

外部ユーザーに迷惑がかからないように、音声関係のデバイスは必ずMicrosoft Teamsを使いテストしておいた方がいいでしょう。

また、会議ではなるべくイヤホンやヘッドセット、などを利用した方が反響しにくく外部ユーザーにも安定した音声を届けられます。

テスト方法に関しては以下の記事を参考にしてください。

MicrosoftTeamsが繋がらない時の原因や詳細・対処法を徹底解説

会議への参加許可は必ずチェックしよう!

Microsoft Teamsではセキュリティ上、外部ユーザーが会議へ参加する場合、主催者の許可がないと入れません。

なので、外部ユーザーを招待した主催者の方は必ずロビーを確認して外部ユーザーの参加を許可してあげましょう。

外部ユーザーには詳しいメール内容を送る!

初めて利用する外部ユーザーやオンライン会議になれていない外部ユーザーには会議の招待メールを送った後に、以下のような詳しい情報を書き込んだメールを別で送るとわかりやすいでしょう。

招待メールのポイント!

  • 会議に参加していただけるか否かを「はい」「いいえ」で選択してクリックしてください。
  • 会議開催時間になりましたら、招待メールにある「Microsoft Teams会議に参加する」をクリックして参加してください。
  • 本来はアプリをインストールしなくても会議への参加ができますが、通話の安定性を図るために可能であればMicrosoft Teamsのアプリをこちらからダウンロードお願い致します。
  • 会議へ参加する前に音声やカメラのデバイス関係がしっかりと繋がっているか確認をお願い致します。
  • 会議の音声が反響して聞こえにくい状況が発生する場合があるので、スピーカーではなくイヤホン/ヘッドセットをご用意ください。

このように詳しい注意点などを別メールで送信しておくことで、オンライン会議に慣れていない方でも気軽に参加することができます。

会議を転送する方法

ここからは招待された方が会議の情報を転送する方法について解説します。

まず、予定されている会議の招待メールが送られてきた場合、メール右上にある・・・をクリックします。

次に会議に転送するをクリックしましょう。

転送したい相手の連絡先を入力したら、左下の送信

をクリックして転送完了です。

この転送方法はoutlookからの手順です。

他のメールサービスでも転送は可能です。

Teamsで会議の招待ができない場合の対処法

Microsoft Teamsへの会議に招待できない場合は以下のことを確認しましょう。

対処法

  • 招待した相手のメールアドレスが間違えていないか確認する
  • 招待メールが迷惑メールに入っていないか相手に確認してもらう
  • 招待メールが送信できるような通信環境であるか確認する
  • パソコンの不具合の場合は一度再起動してみる
  • Microsoft Teamsを再起動してみる

招待されているが入れないという場合にはこちらの記事を参考にしてください。

Microsoft Teamsに入れない原因と対処法について解説!

Microsoft Teamsが開けない時の原因と対処法について解説!

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